计量器具管理中应用Excel的体会

　　Excel是日常工作中经常使用的电子表格软件之一， 我们可以利用其强大的功能进行统计和数据处理、不确定度评定等工作。 笔者尝试将其应用于计量标准和仪器设备的管理，节省了购置专门软件的费用，取代了大量的表格，查询便捷、维护简便。现将使用中的几点体会介绍如下：

　　一、尽可能多地录入信息

　　首先建立计量仪器设备汇总表，尽可能多地录入所用分类信息。例如：设备编号、设备名称、规格型号、准确度等级或不确定度、测量范围、制造厂、出厂编号、检定日期、有效日期、检定证书编号、检定单位、使用单位、保管人、所属计量标准编号、购进日期、价值等。 在使用过程中，根据实际需要增加项目，使其尽量全面地包含所有的信息。要经常对所录入的信息进行维护，保证信息的更新和准确，做到动态管理。

　　二、信息录入时需注意的几个问题

　　规格型号、准确度等级或不确定度、测量范围、出厂编号等项目的单元格格式应设置成文本形式，否则Ex-cel会自动设置成常规数据，按有效数字取舍。 例如：设备编号“0086”则会变成“86”，准确度等级“00”级会变成“0”级。

　　时间数据输入时选用“年-月-日”格式，显示直观、检索方便。

　　计量单位中有一些以人名命名 (如安培、伏特等)的，输入时要注意大小写。 如毫安、毫伏用单位符号形式录入时，先键入“m”后敲一下空格键，再键入“A”，然后将光标插在“A”前，向左删除空格。 否则“mA”就会变成“Ma”。

　　同类计量仪器设备名称应规范统一(如测力计和测力仪、数字多用表和数字繁用表)，否则检索时会有困难。

　　信息的分类名称应尽可能地采用统一规范的或本行业约定俗成的名称 (如准确度等级、不确定度等)，避免混淆。

　　三、查询方法

　　最便捷的查询方法是利用Excel的数据筛选功能。当数据全部录入后，选取全部表格，点击工具栏“数据”，在子菜单中选取“筛选”、“自动筛选”，这时表头项目行中都将出现带三角形标记的选择键，如以计量仪器设备汇总表为例，查询结果如表1所示。使用时点击该选择键在弹出的数据表中可以直接查询信息，也可根据需要按不同的条件自定义，便捷地进行查询。

　　例如：当条件准确已知时，如已知仪器编号就可直接使用“等于”条件。

　　查询仪器受检情况时，可使用送检日期“大于”、“小于”或“大于和等于”、“小于和等于”，设置一个时间段，在此范围内的可同时出现。

　　当信息不全时使用“包含”进行模糊查询，如选择包含“测力仪”，则所有名称中含测力仪的仪器(如管式测力仪、数字式测力仪、量具测力仪)均出现。信息内容不唯一时也可使用“包含”，如在多项计量标准中使用某一台仪器时，选择包含计量设备代号“JBL-20”，则所有属于“JBL-20”的计量仪器设备全部出现。