仪器收发系统瓶颈问题解决方案研究

　0　引言

　　计量仪器收发工作是计量技术机构与客户联系的窗口,是质量管理过程中的重要环节。仪器收发工作的好坏,不仅会影响计量技术机构质量管理体系的运行,还可能影响到机构整体形象,甚至会削弱计量技术机构的社会公信力和认可度。为此,不少计量技术机构都建立了LIMS实验室信息管理系统(Laboratory InformationManagementSystems)或单独的仪器收发管理系统,仪器收发工作从过去的手动转变为微机化管理,提高了工作效率。但是,对于大型的计量技术机构,对于动辄上百台的仪器收发量来讲,即使实现了微机化管理,逐台录入仪器信息仍需耗费大量的时间,成为制约仪器收发效率的瓶颈问题。通过对各大型计量技术机构的广泛调研,对常用的提高仪器录入效率的方法进行了归纳,提出了一种基于软件录入技术的实现方案。

　　1　仪器检定内部流转过程介绍

　　送检仪器在实验室的内部流转过程是LIMS的重要功能,仪器从送检、任务分发、检定、取回的过程如图1所示[1]。委托方送检仪器时,要填写仪器委托单,登记送检仪器的信息,收发员对设备进行外观检查后将仪器信息录入微机,并打印一份清单交予委托方作为仪器领取凭证;收发员要根据仪器类别打印任务单,将仪器分发给各专业室进行检定,检定完成后各专业室开具收费单,连同仪器、证书一并交回收发室;收发员整理统计各专业室出具的收费单后,出具一份包含委托方所有送检仪器的收费单,而后通知委托方来取回仪器。这是仪器收发的全过程,其中,委托方填写委托单后由收发员将委托单信息录入微机的过程(如图1阴影框)是流转过程的瓶颈,工作量相当大,特别是所需录入的仪器名称、仪器型号、编号等信息,其中掺杂了数字和英文字符,非常繁琐,送检仪器的数量少还好应付,如果对上百台的仪器信息进行录入,委托方则不得不承受漫长的等待过程。

　　2　仪器收发信息录入的常用实现方法

　　通过对部分大型计量技术机构仪器收发信息录入的现行方法进行调研,对常用的方法进行了归纳,对其适用范围和优缺点进行了分析,提出了一种利用软件技术实现仪器信息快速录入的方案。

　　2·1　手写三联单

　　手写三联单是仪器收发中比较原始的实现方法,是早期没有实现微机化管理时计量机构实现仪器收发的通行做法。收发员要根据各专业室检定能力将送检的仪器分别登记在不同的三联单上,其中一联留存,一联给委托方作为领取凭证,一联作为任务单,随仪器分发给各专业室。但此方法的缺点是速度慢、效率低,如遇到委托方送检的仪器类别较多,则造成委托方有多张甚至一沓领取凭据,给委托方带来不便,而如果委托方只有一张领取凭据,三联单则不能作为任务单随仪器派发,给计量机构的内部管理带来麻烦。虽然不少计量机构根据自身的特点,对三联单加以改良,但始终不能摆脱其局限性。由于此方法比较灵活、机动,目前即使在实现微机化管理的计量技术机构的仪器收发系统中还有一定的应用,但主要是作为一种辅助手段,适用于仪器数量较少的情况。